Секретарское обслуживание

Секретарское обслуживание ИП и ООО:

Секретарское обслуживание 1300 руб./мес.

Плюсы секретарского обслуживания

  • Вы сможете делегировать поручения секретарю, освободив свое время для действительно важных задач
  • Обходится в 5 раз дешевле личного помощника
  • Секретарь связан с вашей бухгалтерией, что упростит для вас процедуру взаимодействия с контрагентами

Центр поддержки предпринимательства “Лидер” также предлагает ещё и услуги, связанные с секретарским обслуживанием. Это касается всех видов юридических лиц, предприятий, компаний, фирм на территории Калуги и Калужской области.

И почтовое и секретарское обслуживание — это необходимые вещи для успешной работы и функционирования юридического лица. Однако, содержать в своем штате курьера и секретаря бывает довольно невыгодно и затратно. На них придется оформлять штатную должность, отчислять налоги, платить взносы в фонды. Однако, если получать услугу в виде обслуживания юридического адреса от центра поддержки предпринимательства “Лидер” в Калуге, можно неплохо сэкономить, при этом, получить услуги самого высокого качества.

Для того, чтобы компания стабильно и эффективно росла и развивалась, необходимо, чтобы она предлагала только качественные производимые товары и услуги. Но еще важно, чтобы на предприятии или в организации был налажен документооборот, ведь без четкой структуры действий начинается настоящая путаница, которая будет обнаружена при первой же проверке, и фирма может подвергнется серьезным штрафам.

Документы сопровождают деятельность юридического лица на каждом этапе его развития. Внутри компании в виде локальных нормативных актов их тоже предостаточно, не считая техническую и правовую документацию. Поэтому все бумаги, их перемещения, получение и передача, а также создание и возврат должны проходить под строгим контролем.

Но как систематизировать документацию, при этом, не отдавая этому много сил и времени? Как правильно вести документооборот в крупной компании, где ежедневно сотрудники сталкиваются с тысячами бумажных листов?

Как правило, вопрос хранения документов, который появляется в процессе функционирования юридического лица встаёт перед многими руководителями, которые в какой-то определенный момент начинают уставать от бумажной волокиты.

Некоторые документы имеют разовый характер, и не представляют собой никакой ценности спустя некоторое время после их создания.

Другие же документы нуждаются в тщательном хранении, потому что их нужно использовать в ежедневной деятельности, или в отношении этих бумаг возникает необходимость накопления, а также сохранения информации.

Задача любого грамотного руководителя — это обеспечить на своем предприятии быстрый, а главное беспроблемный доступ к необходимым данным в любой момент, даже спустя несколько лет с момента, как документ был отправлен на покой.

К сожалению, если будет неправильно организован архив и документооборот фирмы в целом, то в таком случае могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги и информации.

Поэтому нужно наладить быстрый поиск, четко структурировать и распределить все бумаги по своему значению, а также по  группам и категориям, в зависимости от принадлежности к той или иной.

Что это и как поможет в организации документооборота?

Под номенклатурой в офисном сленге понимают простой, в то же время эффективный способ классифицировать документы, которые состоят из отдельных дел. Этот способ позволяет быстро и эффективно сортировать весь бумажный оборот, также, быстро их искать в случае, если потребуется тот или иной документ. Номенклатура дел включает в себя ещё такой важный компонент, как указанием сроков хранения, которые имеют установленную форму.

Каковы специфические особенности такого классификатора?

Он отличается достаточно большой значимостью в компании и может обеспечить бесперебойную работу организации, в том числе и государственного учреждения.

Единицей номенклатуры является так называемое “дело”. Что это? Это ряд документов, который помещен под одну обложку. Стопка чаще всего относится к конкретному вопросу, виду деятельности или происшествию. То есть это папка документа, которая имеет общий предмет составления или формат.

Есть некоторые правила формирования дел. Например внутри них запрещается дублировать черновые варианты документов, а также дубляж утративших важных бумаг или повторяющихся.

Также, важно при формировании дел учитывать закончившиеся сроки хранения документов.

Сама номенклатура представлена нам многоцелевым бланком, который тоже имеет ряд особенностей. Например, он является основой для того, чтобы эффективно размещать документы по разным папкам, а также осуществлять быстрый и качественный поиск необходимых бумаг.

Номенклатура — это обобщенное пособие, которое можно использовать на первом этапе экспертизы. Номенклатура одновременно учитывает дела временного хранения.

Важно! Под временным хранением упоминается срок, который не превышает 10 лет.

На основании этого документа будет формироваться вся общая опись документации, которая хранится в архиве. Номенклатура также имеет перечень актов и бумаг, у которых заканчивается срок хранения, и которые подлежат немедленному уничтожению.

Виды номенклатур

Как и у любого другого способа хранения, у номенклатуры есть несколько вариантов, каждый из которых эффективен для той или иной ситуации.

Типовая номенклатура

Под этим понятием подразумевают нормативный документ, который включает в себя состав дел, когда-либо заводимых в организации. Важно, чтобы эти дела относились к одному типу.

Примерная

Следующий вид номенклатуры — это примерная. Этот документ имеет уже рекомендательный характер, и связан с определенным составом конкретных дел, которые заводятся уже в процессе функционирования организации. Важно, чтобы это были дела на которые распространяется данная номенклатура.

Номенклатура дел

Третий вид — это отдельная номенклатура дел. Она относится к определенной организации и формируется в документоведении исходя из всего документооборота компании.

В процессе формирования номенклатуры участвуют не только документоведы, но также и руководители структурных подразделений, так как именно они имеют представление о том, как далее будет развиваться компания. А значит, они могут на будущее предусмотреть и виды актов и документов, которые как могут появиться в организации, так и будут нужны для хранения. Предвидеть на будущее необходимо, когда речь идет о больших объемах документации, которую требуется хранить в небольших помещениях офисов юридических лиц. Это позволит своевременно уничтожать бумаги, у которых истекает срок действия.

Нормы хранения

Документы — вещь достаточно хрупкая. Они могут быть испорчены и деформированы в процессе хранения, неправильного расположения, а также, при выборе ненадлежащей температуры внутри помещения. Поэтому, существуют основные нормы, которые позволяют осуществить грамотное и удобное хранение, таким образом, чтобы документы длительное время оставались читаемыми и сохранили прежний внешний вид.

Как мы уже выяснили, в рамках одного юридического лица ежедневно образуется огромное количество бумаг, которые имеют различную ценность, значимость для предприятия.

Поэтому, хранение осуществляется в первую очередь в зависимости от вида документов, которые подлежит сохранить.

Считается, что в крупных организациях, где предвидят крупный документооборот заранее составляется специальный нормативно-правовой акт, который закрепляет нормы хранения как всех документов, так и отдельных их видов.

Это может быть корпоративный, законодательный или локальный нормативный акт, который относится к архивному делу или бухгалтерскому учету.

Также на территории России действуют соответствующие нормативные акты о бухгалтерском учете и в архивном деле, которые закрепляют общие нормы хранения.

Так, в Федеральном законе об архивном деле в Российской Федерации от 25 октября 2004 года содержится очень много важных указаний о том, как нужно относиться к документам.

Этим законодательным актом будут регулироваться различные отношения, которые связаны со сферой управления архивным делом, заведенного в интересах гражданского населения государства и социума.

На основании статьи 17 данного нормативного-правового акта, представитель юридического лица обязуется беречь все архивные документы, пока не истечет срок, который отведён для хранения. Это касается и вообще документации, а также информации о личном составе.

Кроме того, в зависимости от статуса конкретного предприятия или юридического лица, устанавливается свой особый порядок исполнения обязательств, который связан с хранением документов.

Считается, что коммерческие организации имеют право на прекращение хранения бумаг, как только срок истечёт.

Что касается бухгалтерской документации, то здесь уже действуют нормы Федерального закона номер 129. Статья 17 этого нормативно-правового акта устанавливает общие временные рамки хранения документов, которые относятся к бухгалтерскому учету, а также к отчётности. В соответствии с этим актом, юридическое лицо обязано обеспечить сохранение всех бухгалтерских документов в течении 30 календарных лет, которые начинают течь с 1 января года, когда была составлена данное бумага.

Для того, чтобы наиболее четко определять сроки хранения документов, необходимо на территории предприятия заводить определённый нормативно-правовой акт. Это типовой перечень сроков хранения бумаг, который должен соответствовать требованиям росархива от 6 октября 2000 года.

Важно, чтобы все сроки, перечисленные в перечне, отсчитывались с момента даты составления оригинала бумаги или с момента его официальной публикации, как правило, с даты 1 января следующего календарного года.

Но в случае, если руководитель вашей организации оформляет соответствующее распоряжение, опираясь на специфику деятельности компании, то в этой ситуации срок хранения документов может существенно увеличиваться или уменьшаться в ту или иную сторону.

Очень важными документом являются различные налоговые декларации и другие документы, которые подаются в Налоговую инспекцию и связанные с уплатой налогов.

Считается, что срок хранения подобных документов должен быть не менее 5 последующих календарных лет, так как налоговая инспекция часто теряет сведения и может запросить их у налогоплательщика. И в случае, если у налогоплательщика не появится подтверждающего документа о том, что он действительно выплачивал налоги в установленной сумме, могут возникнуть серьезные проблемы.

Однако в случае, если выявлено отсутствие отчётности за прошедший календарный год, в таком случае документы о налоговых платежах нужно хранить не менее 10 лет для того, чтобы в будущем избежать проблем.

Что касается отчетов за календарный месяц при отсутствии квартальных отчетов, то они сохраняются тоже в течение нескольких лет. Однако, официально сроки для такого вида документов пока что не установлены в законодательстве.

Обратимся к статье 23 пункту 8 Налогового кодекса Российской Федерации. Здесь отмечается, что в течение 4-х календарных лет налогоплательщик должен хранить всю документацию, которая связана с налоговым и бухгалтерским учетом, также любые другие бумаги, которые тем или иным образом образом могут подтверждать факт получения прибыли, а также, осуществленные растраты на налоги, сборы и иные подобные взносы.

Срок хранения документов

Что такое срок хранения документов в формате рассматриваемого юридического лица?

Под сроком хранения документов устанавливаются четкие временные рамки, которые определяются как локальными нормативно-правовыми актами внутри предприятия, так и законодательством Российской Федерации.

Сроки хранения могут варьироваться в зависимости от важности или принадлежности к той или иной категории документов. Сроки хранения — это возможность сохранить ценности и важную информацию, до момента ее уничтожения. В результате деятельности по хранению юридическое лицо может обращаться к тем или иным документам даже спустя некоторое время после его составления.

Как мы уже знаем, по истечении того или иного временного промежутка документы уничтожаются.

Если на предприятии использовался так называемый “типовой перечень” хранения, то в этом случае разрешается уничтожать только те бумаги, которые уже выполнили свою задачу, были использованы, значит, точно не пригодятся в будущем.

Однако, существуют такие бумаги, которые даже спустя несколько лет не могут потерять свою актуальность.

Кроме того, чаще всего на предприятии охраняются такие документы, которые относятся к практически значимым, а иногда даже к научной информации. В этих документах срок хранения считается постоянным, так как типовые сроки хранения этого документа могут быть как временными, так и постоянными.

Если говорить о подразделениях, которые тем или иным образом занимаются справочной работой, то в их отношении дела остаются в течение нескольких лет, вне зависимости от статуса, который был присвоен тому или иному документу. Кстати о статусах, они могут иметь постоянный и временный срок хранения.

Также, в архивах той или иной компании могут быть использованы и другие важные классификации.

Кстати, сроки хранения распространяются не только на бумажные носители и документы, в том числе и на электронные.

Однако, далеко не все документоведы пользуются этим правилом.

Конечно же, основное значение по срокам хранения документов в основном зависит от того, какая информация содержится в том или ином бланке. Считается, что экспертиза ценности документов — это процедура, которая позволяет установить значимость акта, значит, установить период, в которой нужно беречь этот документ.

Для того, чтобы понять, какие конкретные документы лучше сохранить, а от каких можно избавиться раньше, чтобы не занимать место, необходимо провести соответствующую экспертизу.

Для документации, которая была отобрана на осуществление временного хранения следует определить, в какой период будущего эти документы могут быть нужны компании.

Основная задача проводимой экспертизы — это определение периода, в который сохраняются бумаги. Также, экспертиза преследует и другие основные задачи. Во-первых, это передача на факт постоянного хранения в государственные архивы страны определенной  документации, которая  может иметь важнейшее значение для науки, культуры, политики, хозяйства и экономики.

Кроме того, нужно выявить документы, которые могут сохранить практическое значение, которое будет иметь научную или историческую ценность.

Что же касается документов, которые по тем или иным причинам утратили своё и уже не имеют какой-либо ценности, они будут отправлены на процедуру уничтожения.

Вывод

Как вы успели понять из всего вышесказанного, организовать правильный документооборот на территории юридического лица — это первостепенная задача каждого руководителя. Сделать это нужно как можно раньше, ведь в таком случае, у вас не появится необходимости снова и снова перебирать документы, которые не были надежным образом заархивированы.

Поэтому, если вы только столкнулись с такой необходимостью, рекомендуем тщательным образом изучить всю информацию, а уже после, на основании полученных знаний приступать к действию.

Бесплатная консультация
Как выбрать подходящий режим налогообложения или правильно сформировать отчетность, как устранить ошибки в документах и другие вопросы.