Электронная трудовая книжка: переход, как завести, плюсы и минусы

Ещё в 2018-м году Правительство Российской Федерации объявило о необходимости введения электронных трудовых книжек. Это альтернатива бумажному документу, который отражает карьерный рост человека, а также важные отметки о его деятельности. Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ в сравнении с бумажной. Во-первых, её не обязательно брать с собой, к ней всегда имеет доступ и работник, и работодатель. Также в электронную трудовую книжку можно легко вносить изменения, без соответствующей бюрократии с печатями. Для того, чтобы оставить запись в таком электронном документе, требуется лишь цифровая электронная подпись работодателя или сотрудника отдела кадров. Постепенно все предприятия и государственные организации начинают прием работников с электронными трудовыми документами. Каковы особенности такой процедуры, не привычной для российских реалий?

Особенности приема на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

В момент трудоустройства работник должен предоставить своему новому руководителю всю информацию о своей предшествующей карьерной деятельности. В ней должны быть отражены: дата и место работы, информация о выходе в декрет и так далее. Все важная и нужная информация содержится в трудовой книжке. Электронная трудовая книжка — это её аналог, информация в которую приходит из электронного реестра Пенсионного фонда.

А это означает, что в соответствии со статьей 65-й трудового кодекса Российской Федерации, будущий работодатель должен спросить у своего предполагаемого сотрудника следующий пакет документов.

1. Паспорт гражданина Российской Федерации или любой другой документ, удостоверяющий личность.
2. Для мужчины — документ воинского учёта.
3. Бумаги, свидетельствующие об образовании.
4. Документ о регистрации в системе персонифицированного учёта в кабинете Пенсионного фонда России.
5. Трудовая книжка или иные сведения в бумажном формате о своей трудовой деятельности.

Также, в некоторых ситуациях будущий работодатель имеет полное право потребовать от своего будущего сотрудника справку о том, что у него отсутствует судимость, психические заболевания или наркотическая зависимость. Также, он может уточнить, стоит ли гражданин на учёте в связи с наличием хронических заболеваний.

Работник, у которого имеется электронная трудовая книжка может не передавать все эти данные, так как документ уже автоматически содержит всю основную информацию.

Если работника принимают, то документы распечатывают в электронном формате и заносят в картотеку, оставляя в отделе кадров.

Но иногда электронная трудовая книжка может не содержать весь объем данных по гражданину в связи с теми или иными обстоятельствами. Чаще всего она содержит информацию только  о последнем месте работы. Поэтому, для того чтобы дать полную информацию о себе, необходимо предоставить и обычную трудовую книжку на бумажном носителе.

Если гражданин не может предоставить трудовую книжку на бумажном носителе

Если по какой-то причине гражданин не может предоставить трудовую книжку на бумажном носителе, в таком случае ему нужно взять справку из Пенсионного фонда, которая содержит всю трудовую историю кандидата на рабочее место. Эту справку можно запросить в отделении Пенсионного фонда или в МФЦ. Также заказать её можно и на сайте государственных услуг.

После того, как информация о граждане получена, сотрудник отдела кадров должен обязательно послать уведомление в территориальный пенсионный фонд Российской Федерации о том, что он принял гражданина на работу при помощи новой системы отчётности и электронной трудовой книжки. Делать это нужно в тот же день приема или на следующий день. Уведомление должно отражать не только информацию о принятом гражданине, Но также и сведения о его профессии, структурном подразделении, должности, квалификации и так далее.

Далее предстоит сложная работа, в ходе которой он должен собирать всю необходимую информацию о том, как движется карьера гражданина и предоставлять эту отчётность в Пенсионный фонд Российской Федерации каждый месяц в один и тот же день. Таким образом сведения в электронной трудовой книжке будут накапливаться, значит, информация будет заполняться.

Чем полезна электронная трудовая книжка?

На самом деле, электронная трудовая книжка — это уникальный документ, который позволяет решить ряд сложных вопросов. Например, такой документ позволит быстро и без проблем получить выписку о местах работы для получения кредита. Это очень правильная и хорошая практика, так как теперь для получения займа не нужно делать запрос в свой отдел кадров, можно воспользоваться электронной версией документа. Также, по мере заполнения электронной трудовой книжки, сведения будут копиться, а значит при переходе уже на другую работу, информация будет предоставлена в полном объеме.

Как завести работнику электронную трудовую книжку

Теперь, когда вы знаете, как принимать работника с уже готовой электронной трудовой книжкой, разберём ситуацию, когда ваш новый работник хочет перейти на такой вид документа. Держать информацию в электронном формате намного проще и безопаснее, нежели, чем на бумажном носителе. Трудоустраивающийся работник  по новому законодательству имеет право перейти на электронную трудовую книжку. Но при этом, соответствующих справок из Пенсионного фонда у него уже не будет, так как ранее такой документ ему никто не заводил.

У такого гражданина на руках есть только бумажная версия трудового документа. Сотрудник отдела кадров оформляя прием такого работника должен выписать все данные из документа на бумажном носителе. И в течение пяти дней сделать соответствующую запись о том, что данный гражданин назначается на должность. Это указано в 66-й статье Трудового кодекса Российской Федерации.

Чтобы перевести работника в формат электронной трудовой книжки, нужно выполнить ряд последовательных действий.

Во-первых, уведомить работника о том, что изменилось законодательство, а значит, изменилась информация и о трудовом стаже.

Работник должен написать заявление о выдаче ему трудового документа в электронном формате.

В трудовой книжке на бумажном носителе делается соответствующая запись. В ней указано, что работником было подано заявление на предоставление ему Трудовой книжки на электронном носителе в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Эта запись должна быть официально заверена печатью организации, а также подписью кадровика.

Работник знакомиться со всеми этапами, после чего ему делают трудовую книжку. С этого момента кадровик больше не несёт ответственность за хранение бумажного документа. Если же такой сотрудник решит уволиться, то на руки он получит не бумажный документ, а специальную справку.

Таким образом, осуществляется постепенный переход официально работающих граждан Российской Федерации с трудовых книжек на бумажном носителе на электронный формат.

На основании всего вышесказанного можно сделать два вывода. Во-первых, оформление работника в формате электронного трудового документа сделать очень просто. Любой сотрудник отдела кадров разберётся с этой процедурой, также последовательными  этапами может осуществить это и без посторонней помощи.

Кроме того, сама процедура продумана до мелочей, очень простая, понятная не только сотрудникам организации, но и новым работником.

Для того, чтобы теперь рассчитывать страховой стаж вовсе не нужно иметь на руках трудовой документ на бумажном носителе. Достаточно справки формата СТД – Р.

Если гражданин ещё не устроился на работу, но уже хочет сделать это, имея на руках свою трудовую книжку на электронном носителе, то в таком случае гражданину следует обратиться в ближайший многофункциональный центр или же Пенсионный фонд. Там лицо должно составить заявление о необходимости завести ему соответствующий документ. После того, как документ будет заведён, гражданин может взять его и устраиваться на работу. Таким образом, можно сделать вывод, что процедура проста, понятна и легко осуществима.